MAGANG DI DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN BULELENG

 

DAPD (Dinas Arsip Perpustakaan Daerah) Buleleng merupakan salah satu dinas kepemeritahan yang bergerak dalam bidang jasa yang menyediakan pelayanan perpustakaa .Dalam kegiatan oprasinya, DAPD Buleleng juga memiliki bidag arsip yang yag memiliki fungsi peyimpaa segala bentuk macam informasi yang relevan yang diputuskan utuk disimpa yang dimaa akan berfungsi untuk keperluan dan ingatan masa depan khususnya di daerah kabupaten Buleleng.

Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Buleleng, yang beralamatkan di Jl. Werkudara No. 1, Singaraja, 81112 Buleleng, telah menjadi bagian penting dalam komunitas pendidikan dan literasi sejak berdirinya. Sejarah singkatnya mencerminkan dedikasi dalam melayani masyarakat. Perpustakaan Kabupaten Buleleng pertama kali beroperasi pada tahun 2001. Penetapannya sebagai lembaga resmi didasarkan pada Peraturan Daerah Kabupaten No. 4 Tahun 2008 dan Peraturan Bupati No. 61 Tahun 2008. Sejak saat itu, perpustakaan ini telah menjadi sumber pengetahuan yang berharga bagi warga Buleleng, menyediakan akses ke berbagai koleksi literatur dan menjadi tempat untuk meningkatkan minat baca dan penelitian di wilayah ini. Dengan nomor telepon (0362) 24754 dan fasilitas faksimilennya yang sama, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Buleleng tetap menjadi pusat yang relevan dalam mempromosikan pendidikan dan literasi di Kabupaten Buleleng.

Sekretariat Dinas adalah unsur pembantu pimpinan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris. Sekretariat mempunyai tugas melakukan perencanaan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pembinaan dan fasilitasi pemantauan, evaluasi serta pelaporan kebijakan bidang ketatausahaan, hukum, keuangan, kerumahtanggaan, kerjasama, kearsipan, dokumen, keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, kepegawaian, pelayanan administrasi di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.

Bidang Kearsipan adalah unsur pelaksanaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Kearsipan mempunyai tugas  perencanaan, perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pembinaan dan fasilitasi, pemantauan, evaluasi serta pelaporan kebijakan bidang pengelolaan arsip dinamis pemerintah daerah dan BUMD, arsip statis yang diciptakan oleh pemerintah kabupaten, BUMD, perusahaan swasta yang kantor usahanya ada didaerah, organisasi kemasyarakatan didaerah, organisasi politik didaerah, pemerintahan desa dan tokoh masyarakat didaerah, simpul jaringan dalam Sistim Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) didaerah, mengarahkan pemusnahan arsip didaerah, pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memiliki retensi 10 tahun, perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana berskala daerah, penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung dan dibubarkan, serta pemekaran kecamatan/desa/kelurahan, otentifikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah, pencarian arsip statis yang pengelolaan menjadi kewenangan daerah yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip, penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan daerah.

Bidang Perpustakaan adalah unsur pelaksanaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Perpustakaan mempunyai tugas melakukan perencanaan perumusan, pengkoordinasian pelaksanaan, pembinaan dan fasilitasi, pemantauan, evaluasi serta pelaporan kebijakan bidang pengelolaan perpustakaan tingkat daerah, pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi komunikasi (TIK), layanan digitalisasi informasi berbasis teknologi, pemutakhiran informasi dan koleksi bahan perpustakaan, pembudayaan gemar membaca tingkat daerah, pelestarian naskah kuno milik daerah dan pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah daerah. Salah satu layanan dari perpustakaan yaitu layanan pembinaan perpustakaan kesekolah.

Adapun visi dan misi dari DAPD Buleleng adalah:

VISI:

Terwujudnya masyarakat Buleleng yang Mandiri, Sejahtera Damai dan Lestari berdasarkan Tri             Hita Karana.

TUGAS:

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Buleleng mempunyai tugas membantu Bupati             melaksanakan Urusan Pemerintah di bidang Kearsipan dan Perpustakaan.

FUNGSI

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah menyelenggarakan fungsi:

a.       Perumusan kebijakan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan

b.      Pelaksanaan kebijakan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan

c.       Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan

d.      Pelaksanaan administrasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

e.       Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati

 

BIDANG LAYANAN

a.       Sekretariat

b.      Bidang Pengolahan, Layanan, dan Pelestarian Bahan Perpustakaan

c.       Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Budaya Baca

d.      Bidang Pembinaan, Pengelolaan, dan Pengawasan Arsip

 

MOTTO (INSILOP KRE)

In           : Integritas

Si           : Sinergitas

Lo          : Loyalitas

P            : Profesionalitas

Kre        :Kredibilitas

Kegiatan selama melakukan magang di DAPD Buleleng yaitu membantu setiap devisi yang ada baik Devisi Sekretariat, Devisi Pengolahan, Layanan, dan Pelestarian Bahan Perpustakaan, Devisi Pengembangan Perpustakaan dan Budaya Baca dan Devisi Pembinaan, Pengelolaan, dan Pengawasan Arsip. Dimana, kegiatan yang penulis lakukan yaitu: 

·         Di bidang pengolahan

Proses kegiatan di bidang pengolahan yakni  membantu melayani orang-orang yang datang ke perpustakaan yang ingin berkunjung untuk meminjam buku, dan membuat kartu bebas atau karu anggota perpustakaan dan merapikan buku-buku sesuai dengan nomor dan tempat yang sudah di tentukan dan lainnya, melaksanakan layanan perpustakaan keliling ke sekolah dan juga melakukan Stock Op Name yang mana bagian ini mendata dan buku buku yang tersedia dan di pinjam agar mengetahau jumlah buku, melakukan inventaris dan mendata buku baru, menata ruangan perpustakaan, dan juga menata buku buku perpustakaan sesuai golongan agar mudah di temukan, dan menjaga perpustakaan di TBK dan pojok baca digital.

·         Di bidang Pengembangan

Proses kegiatan di bidang pengembangan yakni membantu pekerjaan yang ada di bidang pengembangan, seperti ikut serta dalam mendampingi pembinaan perpustakaan ke sekolah dan ke desa untuk perlombaan dan lainnya.

·         Bidang Arsip

 Proses kegiatan di bidang Arsip yakni membantu pekerjaan yang ada di bidang arsip, seperti membantu merapikan dan mengarsipkan surat-surat, membantu untuk membuat notulen yang mana notulen yaitu membuat data arsip kegiatan  yang telah dilakukan bidang arsip dan bidang lain untuk di simpan datanya, membantu scan dokumen arsip, membantu membuat watermark dokumen yang sudah di scan, membantu membuat ahli media yang sudah di scan,membantu untuk dan lainnya.

·         Bidang Sekretariat

Proses kegiatan di bidang sekretariat yakni membantu pekerjaan yang ada di bidang sekretariat, seperti membantu mengecap surat, membantu menata dokumen berdasarkan kategori,uraian, tamggal bulan dan tahun, dan sebagainya pada setiap bundle dokumen,membantu.

Proses kegiatan lainnya yakni mengikuti apel pada pagi hari dan sore hari,   setiap hari jumat mengikuti senam pagi dan apel krida seluruh dinas se Buleleng di taman kota dan juga mengikuti kebersihan  lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan daerah Kabupaten Buleleng dan pada hari minggu mendapatkn tugas menjaga pelayanan perpustakaan keliling di taman kota dan TBK.